Nguyên tắc 5S được phát triển tại Nhật Bản và hiện đang được áp dụng rộng rãi tại nhiều quốc gia khác trên toàn thế giới. Vậy nguyên tắc 5S là gì và làm thế nào để vận dụng hiệu quả trong doanh nghiệp? 

1. Nguyên tắc 5S là gì

1.1. Khái niệm nguyên tắc 5S

Nguyên tắc 5S là một phương pháp quản lý và hệ thống tổ chức khôn gian làm việc của Nhật Bản. Một nguyên tắc quan trọng và trọng tâm của hệ thống quy trình 5S là đảm bảo rằng tất cả các công cụ đều được đặt đúng chỗ, nơi làm việc luôn sạch sẽ và công việc được hoàn thành nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả. Hơn.

Cái tên 5S bắt nguồn từ 5 chữ cái đầu tiên của một số từ tiếng Nhật, bao gồm:

  • Seiri: Sàng lọc = Hiệu quả.
  • Seiton: Sắp xếp = Ngăn nắp và thuận tiện.
  • Seiso: Sạch sẽ = Kiểm tra.
  • Seiketsu: Săn sóc = Giảm căng thẳng
  • Shisuke: Sẵn sàng = Chấp hành qui định.

1.2. Mục đích của nguyên tắc 5S

Mục tiêu của nguyên tắc 5S là giúp nâng cao hiệu quả tại nơi làm việc và cải thiện môi trường làm việc. Mục tiêu cải thiện chức năng kinh doanh tổng thể có thể đạt được bằng cách tổ chức hợp lý các tài liệu và công cụ để phù hợp với tần suất sử dụng và sự thuận tiện hơn cho người dùng. Không gian làm việc của tổ chức sạch sẽ và thông thoáng, nhân viên tạo thói quen giữ nơi làm việc sạch sẽ. Tóm lại, mục tiêu cuối cùng của nguyên tắc 5S là đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh hiệu quả và an toàn nhất có thể.

1.3. Nguồn gốc của 5S

Vào khoảng đầu thế kỷ này, các nhà lãnh đạo công ty trong hệ thống sản xuất Toyota đã phát triển nguyên tắc 5S. Hệ thống 5S, còn được gọi là “sản xuất tinh gọn” hỗ trợ tăng giá trị của sản phẩm và dịch vụ. Các thành phần không mong muốn phải được xác định và loại bỏ trong quá trình sản xuất để gia tăng giá trị.

Nguyên tắc 5S được coi là một thành phần thiết yếu của Hệ thống sản xuất Toyota. Không gian làm việc bừa bộn và lộn xộn là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra sai sót, giảm năng suất và khả năng xảy ra tai nạn tại nơi làm việc. Do đó, việc giữ một không gian làm việc sạch sẽ và có tổ chức là rất quan trọng; nó có tác động tích cực đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Mô tả Nguyên tắc 5S.
Nguyên tắc 5S là gì

2. Nội dung quy tắc 5s

2.1. Sàng lọc

Sắp xếp là quá trình phân loại lại những gì cần thiết và những gì không. Xác định số lượng thích hợp của những gì cần thiết, sau đó loại bỏ những thứ không cần thiết. Để bắt đầu, hãy kiểm tra tất cả đồ nội thất, vật liệu, thiết bị, dụng cụ và các vật dụng khác trong khu vực làm việc để xác định những gì cần thiết và những gì có thể loại bỏ.

Để xác định những gì cần thiết hay không, bạn phải làm như sau:

  • Chụp ảnh cảnh ở chế độ cận cảnh và toàn cảnh.
  • Up ảnh lên cho mọi người thưởng thức.
  • Đưa ra quyết định về những việc cần làm và cách tiến hành.

=> Chụp ảnh khuyến khích mọi người hướng tới một môi trường làm việc tốt hơn thay vì quay lại với mớ hỗn độn ban đầu.

  • Thảo luận những câu hỏi sau với mọi người: Chức năng của những vật dụng này là gì? Lần cuối cùng bạn sử dụng những vật dụng này là khi nào? Công cụ này được sử dụng thường xuyên như thế nào? Ai sử dụng những thứ này? Nó có thực sự cần thiết không?
  • Xác định giá trị của từng mặt hàng và sản phẩm tại nơi làm việc.

Không xác định được chắc chắn các vật dụng sau khi nhân viên trực tiếp làm việc tại không gian đó đã xác định được danh sách các vật dụng không cần thiết. Các giải pháp sau đây cho các mặt hàng không cần thiết nên được xem xét:

  • Vứt bỏ là hành động vứt bỏ hoặc đốt các vật phẩm không còn cần thiết hoặc không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào.
  • Quyên góp: Tặng những món đồ không cần thiết, cũ hoặc thậm chí lỗi thời cho các tổ chức từ thiện.
  • Bán: Bán lại các mặt hàng không cần thiết cho các tổ chức khác.
  • Trả lại: Trả lại hàng cho nhà cung cấp để được hoàn lại tiền.
  • Cho mượn: Cho các phòng, ban khác trong đơn vị mượn tạm.
  • Phân phối cố định cho các phòng ban hoặc bộ phận khác.
  • Các mặt hàng nên được chuyển đến khu vực lưu trữ trung tâm có dán nhãn đỏ để phân phối lại, lưu trữ hoặc xử lý.
Trong 5S, sàng lọc.
Sàng lọc trong 5S

2.2. Sắp xếp

Sắp xếp lại các vật dụng cần thiết theo tần suất sử dụng của chúng, sử dụng các ký hiệu có thứ tự và được đánh số để dễ tìm và dễ nhìn hơn. Sắp xếp đúng đồ vật, đúng vị trí cũng như vị trí của các công cụ, máy móc, nhân viên để đảm bảo quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ. Cần kẻ các đường màu vàng cho các vị trí đã xác định.

Tổ chức là trung tâm của mọi quy trình hỗ trợ tiêu chuẩn hóa hàng tồn kho, lưu trữ cung cấp, lập số sê-ri, lưu giữ hồ sơ, biểu mẫu, công cụ và thiết bị. Sự sắp xếp gọn gàng hỗ trợ trong việc tiêu chuẩn hóa các quy trình khám bệnh và cấp phát.

Sắp xếp theo quy tắc sau:

  • Mọi thứ đều có một vị trí cụ thể.
  • Điều đó ở đúng nơi.
  • Khoảng cách được xác định bởi tần suất sử dụng.
  • Đơn giản dễ nhìn – đơn giản dễ sử dụng – đơn giản dễ sử dụng.
  • Làm cho mọi thứ rõ ràng hơn để có thể phát hiện và tránh hư hỏng và trục trặc.
phân loại 5S.
Sắp xếp trong 5S

2.3. Sạch sẽ

Làm sạch là một bước dễ bị bỏ qua; mô hình 5S tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc, quét bụi và làm sạch bề mặt. Luôn giữ nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ sạch sẽ. Giảm bụi bẩn và các nguồn bừa bãi. Tất cả nhân viên phải có ý thức vệ sinh nơi làm việc.

Làm thế nào để bạn giữ vệ sinh của bạn trong kiểm tra? Để giữ cho nơi làm việc sạch sẽ, hãy kiểm tra cẩn thận những khu vực cần làm sạch và vệ sinh. Để ngăn chặn bụi bẩn tận gốc, nên phòng bệnh hơn chữa bệnh.

Những bước nên được thực hiện để giữ cho nơi làm việc sạch sẽ?

  • Phân chia khu vực và phân công trách nhiệm: Giao trách nhiệm cho từng người về những việc phải làm và ở khu vực nào. Thực hiện theo bản đồ khu vực và bảng kiểm tra 5S đã được chỉ định cho bạn.
  • Làm sạch từng khu vực và bộ phận của thiết bị một cách cẩn thận và có phương pháp sẽ giúp phát hiện những bất thường. “Làm sạch không phải là làm sạch bụi bẩn; đó là về việc kiểm tra,” hãy nhớ.
  • Giảm thời gian làm sạch, dễ dàng làm sạch những nơi bị kẹt, khó tiếp cận và giảm nguồn ô nhiễm.
  • Thiết lập các hướng dẫn vệ sinh cho nhóm.
  • Tạo các khẩu hiệu sau: “5 phút làm 5S mỗi ngày”, “chăm sóc cho nó bóng loáng”.
dọn dẹp trong 5S.
Sạch sẽ trong 5S

2.4. Săn sóc

Chăm sóc là một bước quan trọng để đảm bảo hiệu quả lâu dài của mô hình này. Các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức phải biến các hoạt động của mình thành thói quen cho mọi nhân viên. Lên lịch và đăng tải thông tin về giữ gìn vệ sinh nơi làm việc định kỳ thông qua phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.

Quá trình đạt được “liên tục phát triển” được lọc, sắp xếp và làm sạch mọi lúc, mọi nơi. Chăm sóc theo nguyên tắc ba không: không đồ vô dụng, không lộn xộn và không bụi bẩn.

Nhân viên phải được nhắc nhở thường xuyên về quy trình 5S; theo thời gian, mọi thứ sẽ trở thành nề nếp, và mô hình 5S sẽ trở thành tiêu chuẩn của ngành. Các tổ chức và doanh nghiệp có thể sử dụng các dấu hiệu trực quan như bảng hiệu, áp phích, nhãn và băng đánh dấu sàn để khuyến khích nhân viên tự nguyện thực hiện các nguyên tắc 5S mà không cần nhắc nhở.

Bảo trì 5S.
Săn sóc trong 5S

2.5. Sẵn sàng

Cuối cùng, chuẩn bị sẵn sàng là bước biến 5S thành một quy trình dài hạn, trở thành một phần văn hóa của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sẽ bắt đầu thấy kết quả tích cực từ quá trình này theo thời gian. Sẵn sàng chấp hành quy định, tự giác thực hiện và duy trì các bước sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh…

sẵn sàng trong năm giây.
Sẵn sàng trong 5S

3. Ứng dụng nguyên tắc 5S trong doanh nghiệp

Mặc dù các nguyên tắc 5S rất đơn giản nhưng việc thực hiện chúng lại vô cùng khó khăn. Các tổ chức và doanh nghiệp phải quyết định bộ phận và cá nhân nào sẽ tham gia, đào tạo như thế nào và những công cụ nào sẽ được sử dụng để hỗ trợ quá trình thực hiện. Để tăng hiệu quả của việc thực hiện 5S, quy trình 5S phải được xác định một cách thấu đáo.

Việc thực hiện các nguyên tắc 5S không phải là sự kiện diễn ra một lần mà là một chu kỳ liên tục. Nhiều vấn đề sẽ nảy sinh cho doanh nghiệp sau bước thành công ban đầu. Nếu chỉ sàng lọc mà không phân loại thì hậu quả là sự hỗn loạn nghiêm trọng. Cần áp dụng giải pháp quy trình 5S một cách thường xuyên trong công việc hàng ngày.

Mỗi doanh nghiệp sẽ tìm ra cách áp dụng các nguyên tắc 5S dựa trên những đặc điểm riêng của mình. Một số vấn đề quan trọng phải được giải quyết để đảm bảo thực hiện thành công quy trình 5S:

  • Hỗ trợ quản lý: Nguyên tắc 5S sẽ không hiệu quả trừ khi tất cả các cấp quản lý cam kết thực hiện chúng. Người quản lý, giám sát phải tham gia đánh giá quá trình làm việc và lấy ý kiến ​​phản hồi của nhân viên. Khi đó, cấp quản lý phải đưa ra các công cụ, phân công cụ thể cũng như hướng dẫn nhân viên hoàn thành công việc.
  • Tham quan các phòng ban: Cần tổ chức cho các phòng ban này đi tham quan các phòng ban khác nhằm giúp mọi nhân viên làm quen với quy trình nghiệp vụ. Điều này thúc đẩy các ý tưởng và truyền cảm hứng cho mọi người tìm kiếm những cách thức mới để cải thiện việc thực hiện các nguyên tắc 5S.
  • Đào tạo theo xu hướng mới nhất: Nơi làm việc sẽ thay đổi do thiết bị, sản phẩm và quy tắc làm việc mới. Để thích ứng với sự thay đổi của môi trường làm việc, doanh nghiệp phải sửa đổi tiêu chuẩn công việc cho phù hợp với nguyên tắc 5S.
  • Đánh giá tiến độ: Khi triển khai các chương trình dựa trên nguyên tắc 5S, phải đưa ra các mục tiêu cụ thể có thể đo lường được. Đánh giá định kỳ sẽ hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp thu thập những thông tin có giá trị nhằm cải thiện những mặt chưa tốt. Sau đó, thúc đẩy các quy trình có hiệu quả.
  • Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp phải đưa hiệu suất vào chương trình đánh giá nhân viên của mình. Khi nhân viên làm việc tốt, doanh nghiệp phải công nhận và khen thưởng những nỗ lực của họ để giữ cho họ có động lực.
áp dụng nguyên tắc 5S tại nơi làm việc.
Ứng dụng nguyên tắc 5S trong doanh nghiệp

Tóm lại, ban lãnh đạo công ty phải có phương pháp lãnh đạo phù hợp, lưu ý vận dụng nguyên tắc 5S để hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

KNTT

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here