Nguyên tắc lập kế hoạch cho 1 tuần học tập, làm việc hiệu quả

Để có một tuần làm việc hiệu quả, bạn phải tuân thủ nguyên tắc lập kế hoạch. Lập kế hoạch cá nhân rõ ràng có nhiều lợi ích có thể đo lường được so với việc bạn chỉ áng chừng trong đầu.

• Tổng hợp các mẫu lập kế hoạch cho bản thân ấn tượng nhất
• Hướng dẫn cách lập kế hoạch cho bản thân dễ dàng, nhanh chóng
• Lập Kế Hoạch 5 Năm Sau Khi Ra Trường Và Những Lưu Ý

Một kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn:

• Biết những gì bạn muốn và sẽ làm gì để đạt được điều đó.
• Để đánh giá đúng tiềm năng của bạn, hãy kiểm tra điểm mạnh và điểm yếu hiện tại của bạn.
• Một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với những người trẻ tuổi trong thời đại cạnh tranh ngày nay là khả năng sắp xếp và quản lý thời gian một cách dễ dàng.

Mọi công việc muốn hoàn thành một cách hiệu quả đều cần có quá trình. Kế hoạch học tập, nâng cao trình độ, phát triển bản thân cũng vậy. Để có được “Personal Learning Plan” toàn diện và hiệu quả nhất. KNTT sẽ gơi ý bạn xây dựng nó theo các bước sau:

Bước 1: Xem xét toàn bộ kế hoạch trong tuần bạn

Bạn có thể có nhiều mục tiêu và hàng loạt nhiệm vụ tiềm năng cần hoàn thành trong tuần này. Trong khi một số mục tiêu được hưởng lợi từ hành động hàng ngày, những mục tiêu khác có thể đạt được động lực bằng cách thực hiện chúng vài lần mỗi tuần.

Vào một số ngày, bạn có thể chỉ muốn tập trung vào các nhiệm vụ liên quan đến một mục tiêu nghề nghiệp cụ thể.

Dành thời gian vào tối Chủ nhật hoặc sáng thứ Hai để thu nhỏ và phác thảo sơ lược về tuần của bạn để bạn biết mình sẽ tập trung vào những mục tiêu nào và khi nào bạn sẽ tập trung vào chúng. Lưu các chi tiết cụ thể cho kế hoạch một ngày của bạn.

Bước 2: Liệt kê các công việc cần phải làm trong ngày

Kế hoạch của bạn trong ngày là gì?

Bạn có bao nhiêu thời gian để hoàn thành mỗi cái?

Bạn có đủ thời gian để thực hiện không?

Mỗi ngày, bạn phải bắt đầu bằng cách trả lời những câu hỏi này. Những phản hồi này sẽ tạo cơ sở cho kế hoạch một ngày làm việc của bạn. Công cụ lập kế hoạch trong ngày có thể là kỹ thuật số, trên điện thoại hoặc đơn giản là được viết trong một cuốn sổ nhỏ.

Theo quy luật 80/20, liệt kê 5 nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành trong ngày có nghĩa là một ngày của bạn nên bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Bạn sẽ có nhiều khả năng hoàn thành chúng trong ngày theo cách này. Các nhiệm vụ ít quan trọng hơn luôn có thể được hoãn lại nếu thời gian có hạn.

Chúng ta đều ý thức rằng những thứ cần làm lại thì mất nhiều thời gian nhưng giá trị lại thấp. Việc đi lại, duyệt Facebook và mua sắm hàng hóa là điều không thể tránh khỏi và cuối cùng chúng ta có rất ít thời gian để theo đuổi mục tiêu và đam mê của mình. Vì vậy, để tránh lãng phí thời gian, hãy xác định rõ mục tiêu ưu tiên của bạn.

Bước 3: Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên

Bắt đầu bằng cách lập danh sách tất cả các nhiệm vụ phải hoàn thành. Sau đó, sắp xếp các mục trong danh sách theo mức độ ưu tiên của chúng. Điều gì cấp bách hơn, và điều gì quan trọng hơn? Còn gì khó khăn hơn? Nhiệm vụ nào có khả năng mất nhiều thời gian nhất để hoàn thành?

Trong lịch trình của bạn, hãy ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất. Họ phải được hoàn thành đầu tiên. Các nhiệm vụ ít quan trọng hơn nên được lên lịch đợi đến cuối ngày hoặc được lên lịch vào cuối tuần, tùy thuộc vào loại lịch trình của bạn.

Đã đến lúc kiểm tra các nhiệm vụ của bạn sau khi bạn đã xác định và ưu tiên chúng. Đây cũng là thời điểm tốt để ghi lại các ghi chú trong kế hoạch hàng ngày của bạn. Ghi lại bất cứ điều gì quan trọng bạn cần nhớ về một nhiệm vụ. Mỗi ghi chú được đặt bên cạnh nhiệm vụ tương ứng sẽ hỗ trợ bạn ghi nhớ các chi tiết tốt hơn thường bị lãng quên.

Bước 4: Phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ của bạn

Mỗi hoạt động sẽ mất một khoảng thời gian cụ thể. Các nhiệm vụ khác nhau đòi hỏi lượng thời gian khác nhau, tùy thuộc vào độ phức tạp của chúng và khả năng của bạn.

Cho phép các nhiệm vụ phức tạp hoặc tốn thời gian hơn chiếm phần lớn thời gian của bạn. Trong khi đó, hãy ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng hơn trong lịch trình của bạn để bạn có thể hoàn thành chúng trước những nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Ghi chú về lý do tại sao bạn cần nhiều thời gian cho mỗi nhiệm vụ nên được viết bên cạnh mỗi nhiệm vụ.

Hãy trung thực: đừng dành quá nhiều thời gian cho bất kỳ danh mục nào. Điều này có thể đơn giản khiến bạn thất vọng vì bạn đã không hoàn thành các nhiệm vụ theo kế hoạch. Những nhiệm vụ khó khăn hơn sẽ mất nhiều thời gian hơn, vì vậy hãy ghi nhớ điều này khi bạn lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình. Hãy nhớ nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ.

Bước 5: Đánh giá lại các hạng mục sau một ngày làm việc

Xem lại công việc đã hoàn thành trong ngày sẽ cho phép bạn suy nghĩ về những gì hiệu quả và những gì không. Nếu con hoàn thành 100% kế hoạch hàng ngày thì nên khen ngợi, khen thưởng, động viên con. Tạo động lực cho bản thân cho ngày hôm sau. Nếu chưa hoàn thành thì phải xác định vì sao chưa hoàn thành, sai sót ở đâu, chậm trễ ở đâu để hôm sau khắc phục.

Nếu bạn phải chuyển một nhiệm vụ từ ngày này sang ngày khác, hãy cân nhắc đặt nó lên hàng đầu để thay đổi không có tác động tiêu cực đến nó. Ngoài ra, khi thực hiện các thay đổi, hãy đảm bảo rằng chỉ các mục linh hoạt mới được di chuyển chứ không phải các mục có mức độ ưu tiên cao.

Bước 6: Viết nhật ký sau một ngày làm việc

Cân nhắc ghi lại đánh giá trong ngày của bạn để viết nhật ký vào cuối ngày làm việc. Đây là một cách tuyệt vời để đánh giá hiệu suất của bạn. Bạn đã đáp ứng tất cả các mục tiêu của bạn? Bạn có hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trong thời gian quy định? Có một mô hình trong hiệu suất của bạn mà bạn nên giải quyết?

Bạn có thể biết mình cần nhiều hay ít thời gian hơn cho các công việc hàng ngày bằng cách ghi nhật ký. Bạn cũng có thể kiểm tra xem liệu thời gian bạn phân bổ công việc có lý tưởng hay không. Mọi khó khăn hay thất vọng mà bạn gặp phải trong công việc sẽ được xoa dịu nếu bạn viết chúng vào nhật ký.

Thực hiện theo sáu bước được nêu dưới đây để có một ngày làm việc hiệu quả! Đó là bước đệm hướng tới một tuần làm việc hiệu quả, năng suất cho bạn.

KNTT